In questo post tenterò di spiegare col maggior dettaglio possibile tutti i passaggi che vi porteranno all'intervista finale al consolato, includendo un elenco, accompagnato da descrizione sommaria, dei documenti principali per l'ottenimento del visto J1. Alcune considerazioni potrebbero essere valide anche per altri tipi di visto.
Per l'ottenimento del visto J1 esiste un certo numero di documenti obbligatori che è necessario presentare al consolato, senza i quali non potete nemmeno partecipare al colloquio col console. Tra questi, i più importanti in assoluto sono il DS-2019 e il DS-7002 che sostanzialmente descrivono il vostro piano di tirocinio e testimoniano senza alcun ombra di dubbio che la vostra richiesta di visto è supportata sia da un ente sponsor che dall'azienda. Questi due documenti vengono compilati sia dall'azienda che dallo sponsor (firmati anche da voi) e vi verranno recapitati a casa tramite corriere espresso (fedex nel mio caso) una volta che siete stati ritenuti idonei al programma da parte dello sponsor. Preventivamente, infatti, lo sponsor avrà analizzato la concretezza della proposta avanzata dall'azienda (e da voi) raccogliendo i vostri dati ed effettuando un colloquio finale su skype con voi e il vostro tutor. Il DS-2019 riporta anche le date ufficiali di inizio e di conclusione del tirocinio.
Un elemento fondamentale di questo passaggio è l'ottenimento del SEVIS number, per il quale è necessario pagare una tassa di 180$. Nel mio caso il pagamento di questa tassa era incluso nel servizio offerto dallo sponsor (e acquistato dall'azienda). La ricevuta di tale pagamento, la SEVIS Receipt, è il terzo documento fondamentale richiesto dal consolato e va tassativamente stampata dopo la ricezione del DS-2019 e del DS-7002 tramite corriere. Sicuramente lo sponsor vi darà le adeguate indicazioni su come farlo, io per esempio dovevo semplicemente cliccare su un link e stampare la ricevuta.
Una volta che avrete ricevuto il DS-2019 e il DS-7002 tramite corriere (probabilmente dovrete firmare il DS-2019 in fondo alla prima pagina), il passo successivo è quello di iniziare la compilazione del modulo DS-160 da questa pagina. Da questo punto in poi state interagendo con il terzo e ultimo ente, il consolato. Il DS-160 rappresenta infatti il modulo di richiesta del visto che voi state facendo al consolato stesso e come ogni passo successivo, si farà tutto online. La compilazione del DS-160 non è banale, in alcuni suoi punti possono celarsi alcuni problemi. Dedicherò un intero post alla compilazione dei punti più ambigui del DS-160. In ogni caso, il DS-160 può essere compilato solamente se si è in possesso del SEVIS number e del PROGRAM number (il numero del programma dello sponsor al quale siete iscritti) ed entrambi si trovano nel DS-2019. In ogni caso, la compilazione del DS-160 non richiede che siate fisicamente in possesso del DS-2019. Per risparmiare tempo potete anche chiedere allo sponsor se gentilmente possono fornirvi via e-mail entrambe queste informazioni prima che venga effettivamente spedito il documento via posta in maniera tale da poter compilare anticipatamente il DS-160 e proseguire con i passi successivi. Nel mio caso, lo sponsor acconsentì ad anticiparmi via email entrambi i numeri ma rimasi bloccato in alcuni punti della compilazione del DS-160 e persi qualsiasi vantaggio acquisito. Una volta completata e confermata la compilazione del documento, non è più possibile modificarlo. Questo però non pregiudica niente perchè se dopo la chiusura del DS-160 vi accorgete di aver fatto un errore, potete semplicemente iniziarne uno nuovo. All'inizio di ogni modulo sarà associato un determinato codice che dovrete usare nel passo successivo per riferirvi al modulo stesso: la pagina di conferma della compilazione del DS-160, prodotta a conclusione del processo (DS-160 Confirmation Page) è il quarto importante documento richiesto dal consolato. Si tenga presente che se nel passo successivo si farà riferimento ad un modulo DS-160 compilato in maniera errata o sbagliata, l'intero processo di ottenimento del visto potrebbe non andare a buon fine. In particolar modo, si deve fare molta attenzione a scrivere correttamente il numero di passaporto e il proprio nome (cose banali, certo, ma sempre opportuno fare un doublecheck).
Una volta completato il DS-160 e stampata la confirmation page, è possibile iniziare l'effettivo iter di registrazione al consolato e di prenotazione dell'appuntamento. Per fare ciò dovrete registrarvi a questo indirizzo (seguire il punto 1), che vi chiederà di inserire il codice del DS-160 a cui vi riferite. Questo è il punto di non ritorno per eventuali errori nel DS-160, o meglio, credo che sia comunque possibile creare un nuovo account dopotutto, però è con questo account che dovrete pagare la tassa consolare e prenotare l'appuntamento. Infatti tale account vi conduce passo passo nelle fasi di pagamento della tassa consolare, prenotazione dell'appuntamento consolare e determinazione delle modalità di restituzione dei documenti (che lascerete in consolato e vi verranno spediti via corriere qualche giorno dopo il colloquio). L'account è programmato in maniera tale da avanzare per gradi: non vi sarà possibile prenotare alcun appuntamento se prima non avete pagato la tassa consolare. La tassa consolare è di 160$ (120€) e può essere pagata fondamentalmente in due maniere, tramite Bonifico Bancario oppure tramite Carta di Debito (bancomat) Visa. Dato che per mia esperienza personale non ho mai incontrato un italiano che avesse mai posseduto una bancomat emesso nel circuito visa, il bonifico bancario è pressocchè obbligatorio. Lo svantaggio del bonifico bancario, a differenza del metodo con il bancomat, è che per venire confermato devono passare almeno un paio di giorni lavorativi. Inutile dire che fino a che il pagamento non viene confermato non vi è possibile proseguire con la prenotazione dell'appuntamento (e questa attesa è forse la più frustrante di tutte, soprattutto se avete fretta di ottenere il visto). Per effettuare correttamente il bonifico è necessario seguire determinate istruzioni, scaricabili dal sito stesso. Sostanzialmente sono quattro le cose da tenere presente nella compilazione del bonifico: l'importo deve essere di 120 euro, il cognome del beneficiario è il denominativo della società che si occupa della gestione dei pagamenti (CSC etc..), l'IBAN e la Causale (una serie di cifre) sono forniti nel pdf che contiene le istruzioni. Attenzione a copiare correttamente soprattutto la Causale (senza spazi aggiuntivi ne all'inizio ne alla fine della serie di numeri), in quanto rappresenta un codice che identifica il vostro account e verrà estratta automaticamente e utilizzata per permettervi di proseguire nella prenotazione dell'appuntamento consolare. Una volta confermato il trasferimento (che viene notificato anche tramite e-mail), la ricevuta della tassa consolare può essere stampata dal sito e rappresenta il quinto importante documento da portare in consolato (Ricevuta Tassa Consolare).
A questo punto è possibile proseguire alla prenotazione dell'appuntamento, che avviene selezionando un luogo (Milano, Firenze, Roma o Napoli) e una data (mattina o pomeriggio ed un'ora), mediante un loro calendarietto integrato che rende selezionabili solamente i giorni disponibili. La scelta del luogo è assolutamente indipendente dal luogo che avete selezionato nella compilazione del DS-160, se prenotate l'appuntamento in una sede differente, la vostra domanda verrà automaticamente trasferita in qualche minuto. La scelta della data di appuntamento, invece, non è affatto banale e dipende grossomodo dalle vostre priorità, da quanto lontani siete dalle varie sedi dei consolati ma soprattutto dalla data di inizio ufficiale del tirocinio, ovvero effettivamente da quando avete prenotato il volo. In generale è consigliato che l'intervista venga effettuata almeno 7 giorni lavorativi prima dell'effettiva partenza per permettere ai documenti di essere processati e di venire spediti. La spedizione dei documenti avviene tramite DHL che porterà gratuitamente i documenti in una delle sue sedi (ce ne sono poche in italia), scelta da voi in una delle prime fasi (prima di pagare la tassa consolare). Eventualmente, è possibile farsi spedire a casa i documenti al costo aggiuntivo di 30€, che in questo caso possono essere pagati con la carta di credito. La prenotazione dell'appuntamento consolare genera una nuova Pagina di Conferma ed Istruzioni che deve venire stampata e portata al consolato come sesto e ultimo documento obbligatorio. Questa pagina può essere stampata anche direttamente dal browser, vi consiglio di selezionare il formato di stampa A4 (di default è impostato sul formato standard della carta americana). Questo accorgimento vi permette di contenere le dimensioni della stampa entro le due facciate (1 foglio). In aggiunta, io ho anche stampato la ricevuta del pagamento dei 30€ alla DHL, non si sa mai. Se la data del vostro appuntamento non vi soddisfa perchè è troppo a ridosso del volo, potete fare richiesta di un appuntamento urgente (potete farlo solo se avete già prenotato un appuntamento). Teoricamente, la richiesta di appuntamento urgente può essere effettuata solamente se la data prenotata è successiva alla data ufficiale di inizio presente nel DS-2019, però per esperienza personale non è strettamente necessario e ogni caso verrà valutato singolarmente da un funzionario del consolato. Infatti, la richiesta di appuntamento urgente deve essere accompagnata da una motivazione ben precisa scritta di vostro pugno (volo, tempi stretti). Riceverete una risposta via email (se la richiesta è stata accettata) e la vostra pagina di conferma ed istruzioni si aggiornerà (dovrete ristamparla). Tale pagina si aggiorna ad ogni cambio dell'appuntamento, al cambio della sede DHL di ritiro (se non sono stati pagati i 30€ per la consegna a domicilio) o all'acquisto della consegna a domicilio. Fate attenzione a portare al consolato la versione più aggiornata della "pagina di conferma ed istruzioni".
Questi documenti, assieme al Passaporto (valido per oltre sei mesi dalla data del tirocinio) ovviamente, costituiscono il blocco di documenti fondamentali da portare al consolato. Prima di essere ammessi all'interview, verrà controllato che tutti i documenti siano presenti ed in regola. Sempre in questo sito potete trovare un sacco di informazioni sui vari tipi di visto, tra cui il J1. Vi accorgerete che oltre ai documenti necessari elencati e descritti qui sopra, è possibile portare anche altri documenti a supporto della vostra candidatura, che vi potrebbero essere utili durante l'interview (CV, certificati di laurea, estratti conto, stati di famiglia). Io mi ero riempito di questi documenti ma effettivamente non me ne hanno chiesto nemmeno uno.
Il prossimo post tratterà più a fondo del colloquio consolare e di questi fantomatici documenti aggiuntivi.
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